Wezwanie do zapłaty po angielsku [WZORY E-MAILI]

Pewnie zgodzisz się ze mną, gdy powiem:

Wezwanie do zapłaty po angielsku to trudna rzecz do napisania jeśli nie jesteś Anglikiem czy Amerykaninem.

W takiej sytuacji dobrze mieć pod ręką gotowy szablon, żeby mieć pewność poprawności językowej i się nie narobić. 🙂

Więc jeśli chcesz napisać maila po angielsku w sprawie ubieganie się o płatność, użyj naszych sprawdzonych szablonów.

Enjoy!

Na początek słownictwo.

Najbardziej użytecznym słowem w informowaniu o zaległościach jest jedno słowo:

DUE /dju/

Bez tego słowa ani rusz. Przyda Ci się, żeby powiedzieć m.in.:

• Kiedy mija termin płatności?  – When’s the payment due?
• Termin płatności jest na …  – The payment is due tomorrow.
• Faktura jest płatna 10 stycznia – Faktura jest płatna 10 stycznia
• To już 7 dni po terminie – It’s now 7 days overdue

Jak widzisz, to bardzo praktyczne wyrażenia w tym kontekście. A wiesz co jest najlepsze?

Zrobiłam o tym odcinek podcastu, czy inaczej kursu audio.

Załóż słuchawki i powtarzaj za mną, żeby przećwiczyć te i inne wyrażenia na głos.

1. Wpisz nr faktury w tytule
2. Zacznij w uprzejmy sposób
3. Przypomnij termin płatności
4. Wyjaśnij opcje spłaty
5. Określ następne kroki

1. Wpisz nr faktury w tytule

Zacznij od napisania tematu, który odwołuje się do faktury. Wymienienie faktury w temacie może zwrócić uwagę klienta i natychmiast przypomnieć mu, że ma do uiszczenia opłatę. Dołącz nazwę firmy lub zanotuj, do czego służy faktura, aby zapewnić dodatkowy kontekst wiadomości e-mail. Oto kilka przykładowych tematów wiadomości e-mail dotyczących zaległej faktury:

Banner design Invoice #30912

Faktura za zaprojektowanie baneru nr 30912

Your Web Services Invoice (#45089) Is Two Weeks Overdue

Faktura za usługi sieciowe (nr 45089) jest spóźniona o dwa tygodnie

Payment Plan for Invoice #1078: Overdue Notice

Plan płatności dla faktury nr 1078: Powiadomienie o zaległości

2. Zacznij w uprzejmy sposób.

Pierwszy e-mail z wezwaniem do zapłaty jest zwykle przyjazny. Rozpocznij od uprzejmego powitania klienta po angielsku. Pamiętaj, że chcesz zażądać zapłaty, zachowując jednocześnie możliwość zawierania przyszłych umów z klientem, dlatego ważne jest, aby być przyjaznym. Zwróć się do klienta w odpowiedni sposób i rozważ dodanie frazy lub pytania wspominającego o jego zakupie. Nawiązuje to pozytywne połączenie nim wyrazisz prośbę.

Przykładowe wyrażenia otwierające:

Hello [imię klienta],

Dear [imię klienta],

Hi [imię klienta],

Good morning [imię klienta],

Następnie zacznij od uprzejmego zdania np.

I hope this email finds you well.
Mam nadzieję, że u Pana wszystko dobrze.

Good afternoon! I hope you’re doing well and satisfied with (products or services).

Dzień dobry! Mam nadzieję, że dobrze się Pan miewa i jest zadowolony z [produktów lub usług].

3. Przypomnij o terminie płatności

Wyjaśnij, kiedy faktura miała termin płatności i ile klient jest winien używając takich wyrażeń:

May we remind you that your payment for XYZ service is 14 days overdue.

Pragnę przypomnieć, iż termin zapłaty za usługę XYZ upłynął 14 dni temu.

This email is a friendly reminder that your payment of [amount] was due on [due date].

Ten email jest przypomnieniem, że Twoja płatność w wysokości [kwota] była należna w dniu [termin].

4. Wyjaśnij opcje spłaty

Użyj tzw. „Call to action” i opisz, jak klient może dokonać płatności. Jeśli korzystasz z portalu płatności online, dołącz link, w który klient może kliknąć, aby wprowadzić informacje dotyczące karty lub przelewu. Możesz również dołączyć informacje o tym, gdzie wysłać przelew. Ułatwi to klientowi natychmiastową płatność, aby uniknąć konieczności wysyłania kolejnego przypomnienia.

You can submit payment by [explain payment method].

Może Pan/Pani dokonać płatności przez [metoda płatności].

You can submit payment by using the secure payment portal on my website [link]. 

Możesz dokonać płatności za pomocą bezpiecznego portalu płatności na mojej stronie [link].

5. Określ następne kroki

W razie potrzeby opisz politykę firmy dotyczącą opóźnionych opłat i wszelkie konsekwencje braku płatności. Zwykle możesz pominąć te informacje w pierwszym e-mailu wzywającym do zapłaty. Jeśli płatność spóźnia się o kilka miesięcy lub klient ignoruje komunikację, opisanie kolejnych kroków może zmotywować go do dokonania płatności. Przykładami mogą być postawienie konta w złej kondycji, pobieranie dodatkowych opłat, a nawet wszczęcie postępowania sądowego w skrajnych przypadkach.

Przykłady wyrażeń to:

I’d appreciate a response confirming payment to verify that you received the invoice whenever you have a free moment.

W wolnej chwili będziemy wdzięczni za przesłanie potwierdzenia płatności, aby upewnić się, że otrzymał Pan fakturę.

You can submit payment by using the secure payment portal on my website [link]. If you could email me back at your soonest convenience and confirm receipt of this email, I’d appreciate it. 

Możesz dokonać płatności za pomocą bezpiecznego portalu płatności na mojej stronie [link]. Jeśli możesz w najbliższym dogodnym czasie wysłać do mnie wiadomość e-mail i potwierdzić otrzymanie tej wiadomości, będę wdzięczny.

Per our original agreement, please be aware that additional late fees of [amount] may occur for every additional day of late payment. If we do not receive full payment by [date], we reserve the right to refer this account to collections. Please contact me as soon as possible to keep your account in good standing.

Zgodnie z naszą pierwotną umową należy pamiętać, że za każdy dodatkowy dzień opóźnienia w płatnościach mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty w wysokości [kwota]. Jeśli nie otrzymamy pełnej płatności do [data], zastrzegamy sobie prawo do skierowania tego konta do windykacji. Proszę o jak najszybszy kontakt w celu utrzymania dobrego stanu konta.

Wezwanie do zapłaty po angielsku – WZORY EMAILI

Poniższe wzory są podzielone na 3 kategorie. W każdej kategorii znajdziesz po 2 wzory.

1. Uprzejme wezwanie do zapłaty (do 14 dni opóźnienia)
2. Stanowcze wezwanie do zapłaty (powyżej 14 dni opóźnienia)
3. Ostateczne wezwanie do zapłaty (powyżej 30 dni opóźnienia)

Uprzejme wezwanie do zapłaty (do 14 dni opóźnienia)

Zwróć uwagę, że w pierwszym mailu dotyczącym opóżniającej się zapłaty utrzymujesz przyjazny ton. Po drugie, tłumaczenia na polski wydają się być sztuczne – nie przejmuj się tym, polski to nie angielski. Wyrażenia nie będą miały takiego samego brzmienia w obu językach. Po trzecie, zwroty Pan/Pani nie obowiązują w języku angielskim, a także nie piszemy „you” z dużej litery.

Wzór 1

Hello [Client name],

Good afternoon! I hope you’re doing well and satisfied with (product or service). This email is a friendly reminder that your payment of [amount] was due on [due date]. I’ve attached your invoice [reference number] for your convenience.

You can submit payment by [explain payment method]. I’d appreciate a response confirming payment to verify that you received the invoice whenever you have a free moment. If you have any questions, I’m happy to help.

Thanks!
[Your name]

Witaj [imię klienta]

Dzień dobry! Mam nadzieję, że [produkty lub usługi] spełniają Twoje oczekiwania. Ten e-mail jest przyjaznym przypomnieniem, że Twoja płatność w wysokości [kwota] była należna w dniu [termin]. Dla Twojej wygody załączam fakturę [numer referencyjny].

Możesz przesłać płatność przez [wyjaśnij metodę płatności]. W wolnej chwili, będziemy wdzięczni za przesłanie potwierdzenia płatności, aby potwierdzić, że otrzymałeś fakturę. Jeśli masz jakieś pytania, chętnie pomogę.

Dziękuję!
[Twoje imię]

Wzór 2

Dear [Name],

This is a friendly reminder that we haven’t received payment for invoice [Invoice Number]. The payment was due on [Due Date]. We’re not aware of any outstanding issues or reasons for non-payment, so we would like to respectfully ask you to make payment as soon as possible.

Please let us know when we can expect to receive payment for this invoice. If you have any queries, don’t hesitate to let us know. You can find the original invoice attached.

Kind regards,

[Name]

Szanowny Panie [imię],

To jest przyjazne przypomnienie, że nie otrzymaliśmy płatności za fakturę [numer faktury]. Płatność była należna w dniu [termin płatności]. Nie znamy żadnych nierozstrzygniętych problemów ani powodów braku płatności, dlatego prosimy o jak najszybsze dokonanie płatności.

Daj nam znać, kiedy możemy spodziewać się płatności za tę fakturę. Jeśli masz jakieś pytania, daj nam znać. W załączeniu oryginał faktury.

Serdeczne pozdrowienia,

[Podpis]

Stanowcze wezwanie do zapłaty (powyżej 14 dni opóźnienia)

Wzór 1

Dear [Client name],

I’m writing because our records indicate an outstanding balance of [amount] for invoice [reference number], which was due on [due date]. This payment is now overdue by [amount of time], and we are looking to wrap up this account. The original invoice is attached in case you missed the original notification.

Would you mind responding to this email and let me know when we can expect payment? If you’ve already submitted the payment, please disregard this message and notify me. I’m happy to help with any questions you have about the payment process.

Best,
[Your name]

Szanowny [imię klienta],

Piszę, ponieważ z naszych danych wynika, że zaległe saldo w wysokości [kwota] z tytułu faktury [numer referencyjny] było płatne w dniu [termin]. Ta płatność jest teraz spóźniona o [o czas] i chcemy zamknąć to rozliczenie. Oryginał faktury jest dołączony na wypadek, gdybyś przeoczył pierwsze powiadomienie.

Czy zechciałbyś odpowiedzieć na tego e-maila i dać mi znać, kiedy możemy spodziewać się płatności? Jeśli dokonałeś już płatności, zignoruj tę wiadomość i powiadom mnie o tym. Chętnie odpowiem na wszelkie pytania dotyczące procesu płatności.

Pozdrawiam,
[Twoje imię]

Wzór 2

Dear [Name],

Further to my previous correspondence, I am contacting you regarding late payment for invoice [Invoice Number]. The invoice was due on [Due Date], and payment is now overdue by [Number of Days Overdue].

Be advised that late payment interest may be applied if we do not receive payment within 30 days. Let us know when we can expect to receive payment for the outstanding invoice. Please find the outstanding invoice attached.

Kind regards,

[Name]

Szanowny [imię],

W nawiązaniu do mojej poprzedniej korespondencji, kontaktuję się z Państwem w sprawie opóźnionej płatności za fakturę [numer faktury]. Faktura była należna w dniu [data płatności], a płatność jest teraz zaległa o [liczba dni zaległych].

Informujemy, że odsetki za zwłokę mogą zostać naliczone, jeśli nie otrzymamy płatności w ciągu 30 dni. Poinformuj nas, kiedy możemy spodziewać się płatności za zaległą fakturę. W załączniku znajduje się zaległa faktura.

Serdeczne pozdrowienia,

[Podpis]

Ostateczne wezwanie do zapłaty (powyżej 30 dni opóźnienia)

Wzór 1

Dear [Name],

We require your immediate attention to resolve this issue.

Invoice [Invoice Number] is now overdue by [Number of Days Overdue]. If we do not receive payment within 10 working days, we will refer the matter to a collection agency. As a last resort, we will seek to resolve the matter in court.

Our invoice terms are [X] days from the date of issue, and late fees of [X] percent may be applied. Given that the invoice is now 30 days overdue, an [X] percent fee has been added. You can find the updated invoice attached.

Please confirm your receipt of this invoice and advise as to when the invoice will be paid in full.

Kind regards,

[Name]

Szanowny [imię],

Wymagamy Twojej natychmiastowej uwagi, aby rozwiązać ten problem.

Faktura [numer faktury] jest teraz zaległa o [liczba dni zaległych]. Jeżeli nie otrzymamy wpłaty w ciągu 10 dni roboczych, przekażemy sprawę do agencji windykacyjnej. W ostateczności postaramy się rozstrzygnąć sprawę w sądzie.

Nasze warunki faktury to [X] dni od daty wystawienia i mogą zostać naliczone opłaty za opóźnienie w wysokości [X] procent. Biorąc pod uwagę, że faktura jest spóźniona o 30 dni, dodano [X] procent opłaty. Zaktualizowaną fakturę znajdziesz w załączeniu.

Prosimy o potwierdzenie otrzymania tej faktury i poinformowanie, kiedy faktura zostanie w całości opłacona.

Serdeczne pozdrowienia,

[Podpis]

Wzór 2

Hi [Client name],

This is an urgent message regarding your account with [business]. Invoice [reference number], which was due on [due date], is now [number of days] overdue and requires immediate payment. The current amount due is [amount].

We’ve attempted to contact you multiple times about arranging payment. Per our original agreement, please be aware that additional late fees of [amount] may occur for every additional day of late payment. If we do not receive full payment by [date], we reserve the right to refer this account to collections. Please contact me as soon as possible to keep your account in good standing.

Sincerely,
[Your name]

Cześć [Nazwa klienta],

To jest pilna wiadomość dotycząca Twojego konta w firmie [business]. Faktura [numer referencyjny], która była płatna w dniu [termin płatności], jest teraz przeterminowana o [liczba dni] i wymaga natychmiastowej zapłaty. Aktualna należna kwota wynosi [kwota].

Wielokrotnie próbowaliśmy skontaktować się z Tobą w sprawie zorganizowania płatności. Zgodnie z naszą pierwotną umową należy pamiętać, że za każdy dodatkowy dzień opóźnienia w płatnościach mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty w wysokości [kwota]. Jeśli nie otrzymamy pełnej płatności do [data], zastrzegamy sobie prawo do skierowania tego konta do windykacji. Proszę o jak najszybszy kontakt w celu utrzymania dobrego stanu konta.

Z poważaniem,
[Podpis]

Mam nadzieję, że szablony z wezwaniem do zapłaty przydają Ci się na co dzień w pracy. Choć tego Ci nie życzę.

Teraz kolej na Ciebie. Który szablon używasz najczęściej?

Czy czegoś brakuje?

Czekam na Twoją wiadomość w komentarzu.